Contratação de funcionários: Saiba os documentos necessários

A contratação de funcionários é formalizada por meio da entrega de documentos. O arquivamento desses documentos deve obedecer à lei quanto ao prazo para regularizar a situação do empregado após o processo de contratação, a devolução dos documentos para o colaborador e a atualização periódica dos dados. O Ministério do Trabalho é o órgão responsável pela fiscalização das empresas quanto ao cumprimento das obrigações trabalhistas, sendo que aquela organização que não obedece a essas obrigações, é passiva de multa. Se você não sabe como funciona a parte documental de um processo de contratação de funcionários, não se preocupe. Listamos tudo o que você precisa saber neste post. Confira!

Terça, 14 de fevereiro de 2017


A contratação de funcionários é formalizada por meio da entrega de documentos. O arquivamento desses documentos deve obedecer à lei quanto ao prazo para regularizar a situação do empregado após o processo de contratação, a devolução dos documentos para o colaborador e a atualização periódica dos dados.

O Ministério do Trabalho é o órgão responsável pela fiscalização das empresas quanto ao cumprimento das obrigações trabalhistas, sendo que aquela organização que não obedece a essas obrigações, é passiva de multa.

Se você não sabe como funciona a parte documental de um processo de contratação de funcionários, não se preocupe. Listamos tudo o que você precisa saber neste post. Confira!

Documentos obrigatórios

Ao admitir um colaborador, a empresa deve solicitar os seguintes documentos:

Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS

Esse documento é necessário para a realização das anotações devidas, e deve ser devolvido no prazo máximo de 48 horas. Dentre os documentos obrigatórios, o colaborador precisa fornecer somente a CTPS original, que nunca pode ficar em posse do contratante.

É aconselhável que o empregador, ao devolver a carteira de trabalho, solicite ao empregado o preenchimento de um protocolo de entrega como medida preventiva.

Certificado Militar

É obrigatório para funcionários do sexo masculino e maiores de 18 anos. É o documento que comprova a quitação com o serviço militar.

Certidão de Nascimento ou de Casamento

É utilizada para a verificação de dados, concessão de salário-família e abatimento dos dependentes no Imposto de Renda.

Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)

É um documento obrigatório e que deve ser atualizado periodicamente conforme a lei, sendo responsabilidade do empregador arcar com as despesas do exame. Esse atestado serve como garantia para a empresa quanto à saúde do funcionário, e deve ser arquivado corretamente, visto que é objeto de fiscalização (Art.168 da CLT).

Declaração de vale-transporte

A empresa deve ter posse do documento de vale-transporte assinado pelo funcionário, tanto no caso de aceitação do benefício oferecido quanto no caso de rejeição.

Demais documentos

Os documentos a seguir devem ser entregues somente a cópia:

  • Cédula de Identidade.
  • CPF (Cadastro de Pessoa Física).
  • Cartão PIS (Programa de Integração Social).
  • Comprovante de endereço.
  • Comprovante de escolaridade.
  • Fotografias para prontuário.
  • Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte.

É importante ressaltar que, em alguns casos, a empresa deve solicitar documentos adicionais. Esses casos variam de acordo com as funções desempenhadas pelo funcionário, como o comprovante de carteira de habilitação na categoria correta em casos de motoristas ou a documentação expedida por um conselho regional, por exemplo.

Documentos que não podem ser exigidos na contratação de funcionários

  • Exame de HIV (AIDS).
  • Certidão negativa de processo trabalhista, da SERASA (Centralização de Serviços dos Bancos), do SPC (Serviço de Proteção ao Crédito) e de cartórios de protestos.
  • Informações sobre antecedentes criminais em casos de a função a ser exercida pelo trabalhador não tenha relação com crime, salvo em condições contrárias.
  • Obrigatoriedade da apresentação de teste, exame, laudo ou qualquer outro tipo de documentação relacionado à esterilização ou a estado de gravidez.

Após o recebimento dos documentos, a empresa fica responsável pela emissão do registro do empregado, conforme o art.41 da CLT. Essa registro deve conter os seguintes dados:

  • Identificação do empregado.
  • Número e série da carteira de trabalho e previdência social ou o número de identificação do profissional.
  • Data de admissão, cargo ou função.
  • Remuneração e forma de pagamento.
  • Local e horário de trabalho.
  • Concessão de férias.
  • Identificação da conta vinculada do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) e da conta do PIS/PASEP (Programa de Integração Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público, respectivamente).

São muitos os documentos necessários em um processo de contratação de funcionários, não é? Por isso, é fundamental que a sua empresa tenha um processo rigoroso de arquivamento dos documentos para não ser multado pelo Ministério do Trabalho.

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